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Knowledgebase Artikel: Starterguide für Nutzer


Starterguide für Nutzer

Willkommen in Ihrer Leitz Cloud! 

Starterguide für Nutzer

Login Leitz Cloud

 

 

Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten unter https://web.leitz-cloud.com in Ihrer Leitz Cloud ein.


Als Nutzer einer Organisation sollten Sie bereits eine E-Mail von Ihrem Administrator erhalten haben, die Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort enthält. 

 

 

 

Sobald Sie eingeloggt sind, sehen Sie Ihre persönliche Dateiansicht. Dort finden Sie eine Übersicht über Ihre privaten Ordner und Team Shares, können Dokumente teilen, hoch- und herunterladen.

Meine Dateien Ansicht
 
 

Nutzerkonto bearbeiten

Klicken Sie auf Ihren Nutzernamen am oberen Rand Ihres Webinterfaces, um Angaben wie Ihre E-Mail-Adresse bei der Anmeldung oder Ihr Passwort zu ändern.

Nutzerkonto bearbeiten

 
 

Sync Tool herunterladen

Laden Sie das Leitz Cloud Sync Tool herunter, um Ihre Ordner und Dokumente mit Ihrem Computer zu synchronisieren und lokal daran zu arbeiten.

 

Am oberen Rand Ihres Webinterfaces finden Sie den Reiter “Leitz Cloud herunterladen”. 

Leitz Cloud herunterladen
 
   
Anschließend werden Sie in eine Ansicht weitergeleitet, in der Sie das passende Programm für Ihr Betriebssystem auswählen können.

Betriebssystem wählen

Folgen Sie den Installationsanweisungen und melden Sie sich nach der Fertigstellung mit Ihren Login-Details an.

 
 
 
 

Sync Ordner

Nach der Installation wird ein Synchronisationsordner auf Ihrem Computer angelegt. Alle Ordner und Dateien, die sich in diesem Ordner befinden, werden mit der Leitz Cloud synchronisiert. 

Sie können nun alle Daten, die Sie in der Leitz Cloud speichern wollen, ganz einfach in diesen Ordner verschieben. Falls Sie bereits zu gemeinsamen Team Shares mit anderen Nutzern hinzugefügt wurden, werden auch diese dort angezeigt und Sie können auf die Dateien zugreifen und damit arbeiten.

 

Synchronisierte Ordner

Die Symbole am unteren Rand der Ordner und Dateien liefern Ihnen mehr Informationen über den Status der Synchronisation.

Ist ein blaues Symbol zu sehen, wird die Datei gerade synchronisiert und sobald der grüne Haken angezeigt wird, ist die Synchronisation abgeschlossen.

 

 
 

Dateien hochladen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dateien in die Leitz Cloud hochzuladen. Sie können sie entweder in den Sync Ordner auf Ihrem Computer verschieben oder das Webinterface verwenden. 

Um eine Datei über den Browser hochzuladen, wählen Sie “Datei(en) hochladen" in der Dateien-Ansicht.

Dateien hochladen
 

Sie werden anschließend in eine neue Ansicht weitergeleitet, in die Sie die Dateien mittels Drag and Drop von Ihrem Desktop ziehen können. 

Hochladen beginnen

Alternativ wählen Sie “Dateien hinzufügen” und suchen Sie die Dateien manuell auf Ihrem Gerät. 

Tipp: Der beste und sicherste Weg, Dateien in die Leitz Cloud zu laden, ist immer über unser Sync Tool! So können Sie leicht auch ganze Ordner verschieben und den Überblick über mögliche Uploadfehler behalten.

 

 

 Dateien teilen/freigeben

Es gibt zwei verschiedene Arten, Dateien zu teilen. "Team Shares" ermöglichen es mehreren Nutzern der Leitz Cloud, geteilte Ordner anzulegen und dort an gemeinsamen Dateien zu arbeiten. "Freigaben" werden verwendet, um Ordner oder Dateien mit Personen außerhalb der Cloud auszutauschen (z.B. Partner oder Kunden). 

 

Team Shares 

Wie bereits erklärt, werden Team Shares für die Zusammenarbeit im Team benutzt. Team Shares sind durch einen Ordner gekennzeichnet, auf dem Personen abgebildet sind. Jedes Mal, wenn eine Datei in diesem Ordner geändert wird, wird der Ordner auch bei jedem anderen Nutzer des Team Shares aktualisiert. Dies erlaubt die Zusammenarbeit in Echtzeit. 

Team Shares werden von den Administratoren einer Organisation erstellt und verwaltet.

Verschiedene Ordner

Sofern Sie die Genehmigung haben, können Sie den Team Share lokal in Ihrem Sync Ordner aufrufen und darin arbeiten. Wenn Sie online sind, werden alle Änderungen auch für andere Nutzer übernommen. Sollten Sie offline daran arbeiten und es kommt zu Dateikollisionen mit den Änderungen eines anderen Nutzers, werden Sie gefragt, wie Sie die Kollision auflösen wollen. 


Tipp: Sperren Sie Dateien für die Bearbeitung durch andere Nutzer (Rechtsklick und "Sperren"), wenn Sie offline daran arbeiten und Kollisionen vermeiden wollen oder wenn Sie nicht wollen, dass das Dokument bearbeitet wird.

 

Externe Freigaben

Für den Austausch von Dateien mit Personen, die kein Leitz Cloud Konto haben, können Sie sogenannte "Gastnutzer" oder einen öffentlichen Freigabelink verwenden.

Eine Datei mit einer Einzelperson oder einer Gruppe zu teilen ist einfach. Mit einem Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner haben Sie die Möglichkeit, "Freigabe" auszuwählen.

Dateien freigeben

 

Freigabefenster
 
 

Daraufhin werden Sie zu einem Formular weitergeleitet. Nutzen Sie die URL, um die Dateien öffentlich freizugeben. Jeder, der über den Freigabelink verfügt, kann anschließend auf die Datei zugreifen. 


Sobald Sie die "Gesicherte Freigabe" auswählen, haben Sie die Möglichkeit, die Datei an bestehende Gastnutzer zu senden oder neue Gäste mit deren E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Wenn der Empfänger auf die Datei zugreifen will, muss er sich dann mit seiner E-Mail-Adresse und einem Passwort einloggen.

Es ist besonders hilfreich für Personen, mit denen man regelmäßig Dokumente austauscht, Gastnutzer anzulegen, da diese sowohl Dokumente herunter- als auch hochladen können. 

 

Sie können Dateien nicht nur über das Webinterface extern teilen. Mit einem Rechtsklick auf das gewünschte Dokument haben Sie die Möglichkeit, Dateien direkt von Ihrem Desktop aus über die Leitz Cloud freizugeben. Auch hier öffnet sich anschließend das Freigabefenster. 


Tipp: Um die beste Kontrolle über Ihre geteilten Dokumente zu behalten, empfehlen wir die Verwendung von gesicherten Freigaben / Gastnutzern. Hierbei muss sich jeder Empfänger durch einen Anmeldenamen und ein Passwort identifizieren.

 

Freigaben überwachen

Über den Reiter "Freigaben" im Webinterface können Sie bequem Ihre Team Shares und Freigaben verfolgen und ansehen. 

Team Shares können nur von Administratoren gelöscht und bearbeitet werden.

Über den Button "Von Ihnen geteilte Elemente" finden Sie eine Übersicht über Dateien, die Sie extern geteilt haben und können die Freigabe dort beenden oder bearbeiten. 

Freigaben verwalten



Dateien wiederherstellen

Sollten Sie versehentlich eine Datei gelöscht haben, haben Sie die Möglichkeit, sie wiederherzustellen. In Ihrem Webinterface finden Sie in der Dateienansicht eine Schaltfläche, mit der Ihnen alle gelöschten Dokumente angezeigt werden.

Entfernte Elemente anzeigen

Die gelöschten Elemente erscheinen anschließend blass und Sie können sie wiederherstellen. 

Administratoren einer Organisation können festlegen, wie lange gelöschte Dateien gesichert bleiben und ob Nutzer Dateien endgültig entfernen dürfen.

 

 

 

Was sind Revisionen?

In der Leitz Cloud werden Revisonen (d.h. verschiedene Versionen von Dateien) gespeichert. Um ältere Revisionen anzusehen oder wiederherzustellen, führen Sie entweder lokal oder in Ihrem Webinterface einen Rechtsklick auf der entsprechenden Datei aus.  

Revisionen anzeigen

Anschließend werden Ihnen alle älteren Dateiversionen angezeigt und Sie können sie downloaden oder in eine neuere Version umwandeln.   

Revisionsverlauf

Administratoren einer Organisation legen fest, wie lange Revisionen gespeichert werden. 




 Backups

Sofern Sie als Nutzer die benötigten Rechte haben, können Sie den “Backup” Reiter benutzen, um Sicherheitskopien von Ordnern zu erstellen, die Sie nicht synchronisieren.

Sie haben auch die Möglichkeit, Backups wiederherzustellen oder zu durchsuchen.

Backups verwalten
Unterschiede zwischen Backups und dem Sync Ordner

Sync Ordner:

  • Greifen Sie von jedem Gerät aus und jederzeit auf Ihre Dateien zu.
  • Es werden Dateirevisionen erstellt.

Backup:

  • Backups sind Dateien, die sich nicht im Sync Ordner befinden.
  • Diese Dateien werden auf dem Server und nicht in Ihrem Sync Ordner gespeichert.
  • Bei jeder Änderung einer Datei auf Ihrem Computer wird automatisch eine Revision auf dem Server erstellt.
  • Sie haben die Möglichkeit, Backups über das Webinterface wiederherzustellen.
  • Sie können von keinem anderen Gerät auf die Dateien zugreifen.

 

 

Aktivitätsprotokoll

Mit dem Aktivitätsprotokoll können Sie die Veränderungen von Dateien nachverfolgen. 

 Aktivitätsprotokoll

 

 

Sie sind ein Administrator der Cloud und wollen mehr über die Verwaltungsoptionen und Einstellungsmöglichkeiten erfahren?

Lesen Sie unsere Kurzanleitung für Administratoren!