Die leitzcloud wurde für die Team-Zusammenarbeit optimiert und bietet diverse Funktionen der Corporate Governance an. Team Shares erlauben es mehreren Nutzern an gemeinsamen Inhalten an einem zentralen Ort in der Cloud zusammenzuarbeiten. Sie können separate Ordner für jede Abteilung oder für Projektteams erstellen und es Abonnenten so ermöglichen, dieselben Dateien und Ordnern zu bearbeiten.

Um die Zusammenarbeit weiter zu optimieren, können den Abonnenten verschiedene Rollen zugewiesen werden, die ihre Zugriffsrechte innerhalb der Teamfreigaben steuern. Rollen können auf Gruppenebene oder den einzelnen Benutzerkonten zugeordnet werden.

Rollen

Die folgenden Rollen können jedem Konto oder jeder Gruppe zugewiesen werden, die dem Team Share zugeordnet ist:

• Mitinhaber: Mitinhaber haben die volle Kontrolle über den Inhalt von Dateien und Ordnern. Die beste Option für Administratoren.
• Mitarbeiter: Mitarbeiter (Standard) können problemlos mit anderen Personen zusammenzuarbeiten, indem sie Freigabelinks erstellen und alle Dateien lokal und in der Web Cloud ändern. Die beste Option für Teamleiter und Projektmanager.
• Editor: Die Rechte des Editors sind ähnlich wie die des Mitarbeiters, jedoch kann er keine Dateien oder Ordner für Personen außerhalb des Team Shares freigeben. Besonders geeignet für einzelne Mitwirkende, die lokal oder in der Web Cloud Inhalte ändern müssen.
• Web-Editor: Die Rolle des Web-Editors ist ähnlich zum Editor. Der Unterschied besteht darin, dass Web-Editoren Dateien nur über die Online-Bearbeitung ändern können und sie nicht herunterladen oder synchronisieren können. Die beste Option für Nutzer, die mit Gästen außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten.
• Ansicht-Berechtigung: Der Nutzer hat eingeschränkte Rechte und lediglich die Möglichkeit, sich Inhalte anzeigen zu lassen, er kann sie aber nicht bearbeiten. Besonders für einzelne Autoren, die Inhalte lokal oder im Web ansehen, aber keine Dateien bearbeiten müssen, geeignet.
• Vorschau-Berechtigung: Mit der Vorschau-Berechtigung können Nutzer die Inhalte nur in der Vorschau in der Web Cloud ansehen, weshalb diese Rolle besonders geeignet ist, um Inhalte extern für die Öffentlichkeit im Web zu teilen.
• Upload-Berechtigung: Mit der Upload-Berechtigung verfügt der Nutzer lediglich über die Möglichkeit, Ordnerstrukturen (nicht Dateien) zu sehen und Dateien und Ordner in die Web Cloud hochzuladen. Besonders hilfreich, wenn Sie Inhalte von Benutzern oder externen Partnern anfordern müssen.

Beschreibung der Berechtigungsoptionen

Element (Ordner & Datei):

• Besitzer: Kann die Berechtigungen der Datei oder des Ordners ändern.
• Kürzen: Kann Revisionen der Datei oder des Ordners reduzieren (Änderungsstände löschen).
• Bereinigen: Kann die Datei oder den Ordner endgültig löschen.
• Löschen: Kann die Datei oder den Ordner löschen.
• Freigabe: Kann einen Freigabelink für die Datei oder den Ordner erstellen.
• Synchronisieren: Kann die Datei oder den Ordner (und dessen Inhalt) auf Geräte herunterladen und sie synchronisieren.

Datei:

• Ansicht: Kann eine Vorschau des Dateiinhalts sehen, die nicht heruntergeladen oder gedruckt werden kann.
• Druck: Kann Dateien drucken.
• Lesen: Kann die Datei herunterladen und mit Geräten synchronisieren.
• Schreiben: Kann die Datei ändern.
• Web-Bearbeitung: Kann die Datei nur in der Online-Bearbeitung ändern.

Ordner:

• Liste: Kann sich eine Auflistung der Inhalte in einem Ordner anzeigen lassen, hat aber keinen Zugriff auf die aufgelisteten Dateien.
• Erstellen: Kann einen Ordner oder eine Datei in dem jeweiligen Team Share erstellen.
Löschen: Kann einen Ordner mit Dateien oder einzelne Dateien innerhalb des Team Shares löschen.

Zuweisen von Rollen in Team Shares

1. Öffnen Sie in der Web Cloud die Organisationsansicht. Für den Fall, dass Ihre Organisation über weiter Unterorganisationen verfügt, wählen Sie die Organisation aus, in der sich der Team Share befindet.
2. Klicken Sie in der Organisationsansicht auf die Registerkarte Freigaben. Hier werden alle Team Shares angezeigt, die in der Organisation vorhanden sind.




3. Um einen neuen Team Share zu erstellen, nutzen Sie das Plussymbol. Alternativ können Sie auch die Berechtigungen eines bestehenden Freigabeordners über “Team-Share-Abonnenten verwalten” aktualisieren.




4. Im Bereich “Abonnenten” haben Sie anschließend die Möglichkeit, dem Team Share einzelne Nutzer oder ganze Gruppen zuzuordnen. Sobald Sie eine Gruppe zuordnen, werden automatisch alle Mitglieder zu Abonnenten des Team Shares.
5. Standardmäßig wird allen Nutzern die Rolle des Mitarbeiters zugeordnet. Um die Berechtigungen für einen Nutzer anzupassen, klicken Sie auf den Mitarbeiter Button. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die gewünschte Rolle für die Person auszuwählen.




6. Sichern Sie Ihre Auswahl über den Button “Speichern”.

Zuweisen von Team Share Rollen beim Anlegen eines Benutzers

Sie können Team Share-Rollen auch direkt definieren, wenn Sie Konten neu zu einer Organisation hinzufügen.

1. Öffnen Sie in der Web Cloud die Organisationsansicht und gehen Sie zum Reiter “Konten”. Wählen Sie anschließend das Plus-Symbol aus, um einen neuen Nutzer anzulegen.




2. Im Abschnitt “Zu Team Shares hinzufügen” können Sie auswählen, zu welchem Team Share der Nutzer zugeordnet werden soll. In diesem Abschnitt finden Sie außerdem die Spalte “Berechtigungen”, in der Sie eine Rolle für den neuen Nutzer in dem ausgewählten Team Share bestimmen können.
3. Sichern Sie Ihre Auswahl über den Button “Speichern”.

Benachrichtigungen zu nicht-autorisierten Aktionen

Wenn sie über das Sync Tool von Ihrem Desktop aus in der leitzcloud arbeiten, erhalten Benutzer, die versuchen eine nicht-autorisierte Aktion auszuführen, eine Fehlermeldung.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass ein Benutzer eine Warnung zur Dateisynchronisierung erhält.

So lösen Sie eine Warnung zu einer Team Share Rolle:

1. Sobald ein Problem auftritt, wird dem Benutzer ein Symbol für eine Fehlermeldung über dem Sync Tool Icon in der Taskleiste des Desktops angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Sync Tool Icon und wählen Sie die Schaltfläche für Synchronisationswarnungen. Anschließend erscheint das Dialogfenster Einstellungen, das Ihnen den Reiter für Warnungen anzeigt. Dort ist aufgeführt, dass eine Fehlermeldung aufgrund einer fehlenden Berechtigung vorliegt.
3. Um mehr über die Warnung zu erfahren, können Sie den Link “Auflösen” wählen und sehen anschließend ein Pop-Up Fenster, das den Konflikt genauer beschreibt.
4. Klicken Sie auf den Button “Entfernen”, um die Kopie zu entfernen, ohne Änderungen zu speichern.