Dokumente sperren

Dokumente sperren


leitzcloud erlaubt Nutzern Dateien und ganze Ordner in Team Shares zu sperren. Dies gibt den Abonnenten die Fähigkeit freigegebene Inhalte in einen read-only Zustand zu setzen. Andere Team Share Abonnenten werden somit daran gehindert Dokumente zu bearbeiten oder zu verändern, während anderweitig Änderungen vorgenommen werden.

Nutzer können gesamte Team Shares, Unterordner in Team Shares oder auch nur einzelne Dateien sperren. Wenn ein Item gesperrt ist, dann wird der Ordner/die Datei mit einem Schlossicon versehen. Administratoren haben die Fähigkeit jegliche/n Datei/Ordner zu entsperren. Schlösser können via Sync Tool, dem Webinterface oder Mobilgeräten platziert werden.

Sollte ein Nutzer vergessen eine Datei zu sperren bevor er sie bearbeitet, könnte eine Dateikollision entstehen. Für mehr Information, lesen Sie unseren Auflösung von Kollisionen Artikel in unserer Knowledgebase.


Vorteile

Dateisperrung ist sinnvoll für Unternehmen die den Zugriff anderer Nutzer auf Dateien, die momentan bearbeitet werden, verhindern wollen. Speziell wenn Sie im Homeoffice arbeiten und keinen direkten Kontakt zu Ihren Kollegen haben, vereinfacht eine (automatische) Dateisperrung Ihnen vieles. Außerdem werden Synchronisationskonflikte vermieden.

Dieses Feature erlaubt außerdem, dass schreibgeschützte Team Shares erstellt werden, z.B. ein schreibgeschützter Finanzordner, in welchem sensible Dateien liegen, die User zwar lesen und downloaden können, jedoch nicht verändern oder löschen.


Einstellungen

  1. Zunächst müssen Sie (Einstellungen -> Richtlinien) die Dateisperre-Einstellung für die Organisation aktivieren.
  2. Gehen Sie zudem sicher, dass im leitzcloud Sync Tool die Auto-Sperre auf”immer” gesetzt ist, damit Ihre Dateien automatisch gesperrt werden, wenn Sie etwas bearbeiten. Wenn Sie “Fragen” auswählen, dann wird eine Benachrichtigung erscheinen.
  3. Wenn Sie einen schreibgeschützen Team Share mit mehreren Usern haben wollen, dann kann ein Administrator derselben (oder einer höheren Organisation) den Team Share auf unbestimmte Zeit sperren.

Wie Sie Dateien und Ordner sperren

Mit einem Rechtsklick können Sie jegliche Datei oder auch Ordner in leitzcloud sperren. Wählen Sie hierzu einfach “lock” oder “lock for..”, um die Dauer der Sperre festzulegen. Solange die Sperre aktiv ist, behalten Sie die aktuelle Version und nur Ihre Veränderungen werden synchronisiert.

Auf dem Dateiicon wird ein Schloss erscheinen. Dies indiziert, dass die Datei nicht bearbeitet werden kann. Nutzer können die Datei weiterhin ansehen oder auch Veränderungen an einer Kopie vornehmen. Jeder nutzer kann Informationen über den Nutzer anforden, der die Sperre verursacht hat. Administratoren können die Sperre jederzeit überschreiben oder aufheben.

Um Kollisionen vorzubeugen und eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen, können gewisse Dateien auch automatisch gesperrt werden, sobald ein Nutzer dieses bearbeitet.


Wie Sie Word- und Exceldateien automatisch in Team Shares sperren

  1. Login mit dem Administratorkonto im Webbrowser im leitzcloud Konto
  2. Gehen Sie zu den Organisationseinstellungen und wählen den Reiter "Freigaben" aus.
  3. Klicken Sie auf das Stift Symbol rechts neben dem Team Share.
  4. Haken Sie "Automatisches Sperren von Word/Excel/Power Point Dateien" ab.
  5. Speichern Sie die Änderung.

Bitte beachten Sie:

  • Dieses Feture bezieht sich auf .doc, .docx, and .xlsx files. E kann auch auf .xls, .odt, and .ods Dateien angewendet werden, when Sie über LibreOffice oder OpenOffice geäffnet werden.
  • Es ist nicht verfügbar für OnlyOffice.


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