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Knowledgebase Artikel: Dokumente sperren


Dokumente sperren

Dokumente sperren

 

Leitz Cloud erlaubt Nutzern Dateien und ganze Ordner in Teamshares zu sperren. Dies gibt den Abonnenten die Fähigkeit freigegebene Inhalte in einen read-only Zustand zu setzen. Andere Teamshareabonnenten  werden somit daran gehindert Dokumente zu bearbeiten oder zu verändern, während anderweitig Änderungen vorgenommen werden. 

 

Nutzer können gesamte Teamshares, Unterordner in Teamshares oder auch nur einzelne Dateien sperren. Wenn ein Item gesperrt ist, dann wird der Ordner/die Datei mit einem Schlossicon versehen. Administratoren haben die Fähigkeit jegliche/n Datei/Ordner zu entsperren. Schlösser können via Sync Tool, dem Webinterface  oder Mobilgeräten platziert werden.

 

Sollte ein Nutzer vergessen eine Datei zu sperren bevor er sie bearbeitet, könnte eine Dateikollision entstehen. Für mehr Information, lesen Sie unseren Collision Resolution Artikel auf unserer Knowledgebase. 

 

Vorteile

 

Dateisperrung ist sinnvoll für Unternehmen die den Zugriff anderer Nutzer auf Dateien, die momentan bearbeitet werden, verhindern wollen. Außerdem werden Synchronisationskonflikte vermieden.

Dieses Feature erlaubt außerdem, dass schreibgeschützte Teamshares erstellt werden, z.B. ein schreibgeschützter Finanzordner, in welchem sensible Dateien liegen, die User zwar lesen und downloaden können, jedoch nicht verändern oder löschen.   

 

Einstellungen

 1) Zunächst müssen Sie (unter Einstellungen -> Richtlinien) die Dateisperre-Einstellung für die Organisation aktivieren.

 

2) Gehen Sie zudem sicher, dass im Leitz Cloud Sync Tool die Auto-Sperre auf”immer” gesetzt ist, damit Ihre Dateien automatisch gesperrt werden, wenn Sie etwas bearbeiten. Wenn Sie “Fragen” auswählen, dann wird eine Benachrichtigung erscheinen.

3) Wenn Sie einen schreibgeschützen Teamshare mit mehreren Usern haben wollen, dann kann ein Administrator derselben (oder einer höheren Organisation) den Teamshare auf unbestimmte Zeit sperren.

 

Wie Sie Dateien und Ordner sperren

 

Mit einem Rechtsklick können Sie jegliche Datei oder auch Ordner in Leitz Cloud sperren. Wählen Sie hierzu einfach “lock” oder “lock for..”, um die Dauer der Sperre festzulegen. Solange die Sperre aktiv ist, behalten Sie die aktuelle Version und nur Ihre Veränderungen werden synchronisiert.  


Nutzer erhalten eine sichtbare Bestätigung der Sperre

 

Auf dem Dateiicon wird ein Schloss erscheinen. Dies indiziert, dass die Datei nicht bearbeitet werden kann. Nutzer können die Datei weiterhin ansehen oder auch Veränderungen an einer Kopie vornehmen. Jeder nutzer kann Informationen über den Nutzer anforden, der die Sperre verursacht hat. Administratoren können die Sperre jederzeit überschreiben oder aufheben. 


Word- und Exceldateien können automatisch gesperrt werden

 

Bei Microsoft Word- und Exceldateien kann für jeden freigegebenen Ordner separat entschieden werden, ob dieser automatisch gesperrt werden soll, wenn er von einem Nutzer geöffnet wird. Der Nutzer kann anschließend entscheiden, ob er eine Bestätigungsnachricht über das automatische Sperren erhalten möchte oder nicht.


Wie Sie Word- und Exceldateien automatisch in Teamshares sperren

 

1)     Login mit dem Administratorkonto im Webbrowser in Leitz Cloud Konto

2)     Gehen Sie oben links auf den Organisationsbutton

3)     Klicken Sie auf Freigaben

4)     Beim richtigen Teamshare klicken Sie auf das Stiftsymbol

5)     Aktivieren Sie Word-/Excel-Dateien automatisch sperren?



Anmerkung:

1)     Dieses Feature bezieht sich auf  .doc.docx, und .xlsx Dateien. Es kann außerdem auch auf .xls, .odt und .ods angewendet werden, wenn die Dokumente wir LibreOffice oder OpenOffice geöffnet werden.

2)     Dieses Feature ist nicht verfügbar für “Word für Mac” und .xls Dokumente, die in Excel geöffnet werden.

3)     Dieses Feature ist nur nutzbar im installierten Desktopclient auf Ihrem lokalen Gerät. 

 

 

“Read-only” Benachrichtigung

Der Nutzer wird diese Benachrichtigung beim Speichern erhalten, falls die Datei von einem anderen Nutzer oder einem Admin gesperrt wurde.