Kurzanleitung für Administratoren

Kurzanleitung für Administratoren


Sie wollen mehr über die ersten Schritte in der leitzcloud erfahren? Lesen Sie unseren Starterguide für Nutzer.


Willkommen in Ihrer leitzcloud!

Nachdem Sie Ihren Account in der leitzcloud erstellt haben, erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail, in der Sie einen Button zur Anmeldung in Ihrer Cloud finden.

Alternativ können Sie sich unter https://web.leitz-cloud.com anmelden.

Sie werden nach dem Login zum Admin-Dashboard Ihrer Cloud weitergeleitet. Das Dashboard ist nur für Administratoren der Cloud verfügbar und hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und Ihre Cloud zu verwalten.



Mit dem Dashboard haben Sie eine Übersicht über Aktivitäten und Statistiken Ihrer Cloud.

Klicken Sie auf Ihren Namen am oberen Bildschirmrand, um Ihre Anmeldedaten oder Spracheinstellungen zu ändern.


Was ist eine "Organisation"?

Mit "Organisation" ist die Cloudumgebung gemeint, in der Sie arbeiten.

Sie können jeder Organisation Administratoren und Nutzer zuordnen und individuelle Einstellungen vornehmen. Unterorganisationen für Ihre Cloud zu erstellen macht dann Sinn, wenn Sie beispielsweise in verschiedenen Niederlassungen arbeiten, denen Sie bestimmte Nutzer und Richtlinien zuordnen wollen und anderen Personen Administratorrechte über diese Cloudumgebung verleihen wollen.


Konten

Es gibt 3 verschiedene Arten von Konten in der leitzcloud:

  • Administrator: Der Organisationsadministrator kann die Richtlinien und Einstellungen einer Organisation ändern, Nutzer hinzufügen, Team Shares erstellen und verbundene Geräte verwalten.
  • Nutzer: Personen mit Nutzeraccounts können in gemeinsamen Ordnern arbeiten, private Ordner anlegen und das Sync Tool installieren, um Daten mit Geräten zu synchronisieren.
  • Gäste: Für den sicheren Austausch mit externen Personen werden kostenlose Gastkonten angelegt. Gäste können mit ihnen geteilte Ordner nur über die Web Cloud ansehen und herunterladen und auch selbst Dateien hochladen, wenn Sie Ihnen die Berechtigung dazu geben.

Jeder Nutzer kann auch ein Admin sein, es kann also mehr als einen Admin geben. Admins und Nutzer können, im Gegensatz zu "Gästen", Dateien freigeben und das Sync Tool, die Apps und alle weiteren Integrationen, wie bspw. WebDAV, nutzen.

In dem Reiter "Konten" haben Sie die Möglichkeit, neue Konten anzulegen oder bestehende Nutzer zu verwalten.




Neue Nutzer anlegen

Sie können immer so viele Nutzer anlegen, wie Sie für Ihre Cloud bestellt haben.

Um ein neues Konto hinzuzufügen, wählen Sie das Plussymbol in der "Konten"-Ansicht.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Accountinformationen festlegen und den neuen Nutzer zu bestehenden Team Shares oder Gruppen hinzufügen.



Tipp 1: Unter "Geteilter Anteil" bestimmen Sie, ob Sie die Speicherkapazität des Nutzers auf einen Betrag limitieren wollen oder ob der Nutzer unbegrenzt im Rahmen der Organisationskapazität Speicherplatz verwenden kann.

Tipp 2: Legen Sie Gruppen an, wenn Sie Nutzer haben, die in mehreren Team Shares arbeiten. So haben Sie die Möglichkeit, sie schneller zu neuen Freigaben hinzuzufügen.




Mehrere Nutzer erstellen

Sie haben zudem Möglichkeit die mehrere Konten gleichzeitig anzulegen. Dafür können Sie unseren CSV- Import nutzen. Die Funktion zum CSV-Import finden sie in der "Konten"-Übersicht.



Nachdem Sie den Button für den CSV-Import angeklickt haben, erscheint eine neue Seite auf der Sie alle Einstellungen für die neuen Nutzer machen können. Zudem können Sie dort die .csv- Datei hochladen um den Import zu beginnen und die neuen Nutzer zu kreieren.





Geräte verwalten

In der Ansicht "Geräte" finden Sie eine Übersicht über alle Rechner, die das Sync Tool oder die App installiert haben. Sie können den Status der Synchronisation überprüfen und kontrollieren, welcher Nutzer auf dem jeweiligen Gerät angemeldet ist.



Tipp: Trennen Sie Geräte von der leitzcloud, die gestohlen wurden oder verloren gegangen sind. Wählen Sie aus, dass synchronisierte Dateien vom lokalen Speicher entfernt werden und verhindern Sie so den Missbrauch Ihrer Daten.


Freigaben

In der leitzcloud gibt es zwei verschiedene Arten von Ordnern:

Team Shares, das sind gemeinsame Ordner für die Zusammenarbeit mit Kollegen und werden von Administratoren verwaltet und "Meine Dateien", die werden nicht mit anderen Konten in der Cloud geteilt und können von jedem Nutzer erstellt werden.

In der Ansicht "Freigaben" sind bestehende Team Shares aufgelistet. Sie können sie dort bearbeiten, neue Abonnenten hinzufügen oder sie komplett entfernen. Unter "Individuelle Freigaben" finden Sie Dateien, die mit externen Nutzern geteilt wurden.



Beachte: In der Nutzer-Ansicht gibt es den Reiter "Freigabe-Links". Da diese Ansicht alle Nutzer sehen können, können Team Shares dort nicht verwaltet oder bearbeitet werden.




Team Share erstellen

Um einen neuen Team Share zu erstellen, wählen Sie das Plussymbol am rechten Bildschirmrand.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Details für den Team Share eintragen und die Abonnenten unter den Konten auswählen können.



Tipp: Sie wollen verhindern, dass ein Mitarbeiter außerhalb des Büros auf die Daten zugreift oder sie auf einen privaten Rechner synchronisiert?

Deaktivieren Sie die Web Cloud oder zukünftige Maschinen, sobald das Konto auf einem bestehenden Rechner mit dem Sync Tool angemeldet ist.


Backups

Unter dem Reiter "Backups" können Sie Ordner von Ihrem Gerät sichern, die Sie nicht mit der Cloud und anderen Geräten synchronisieren wollen.

Hier erfahren Sie mehr über die Backup-Funktion der leitzcloud.


Aktivitäten

In der Ansicht "Aktivität" können Sie Aktivitäten von Nutzern nachverfolgen und unter "Benachrichtigungen" festlegen, über welche Handlungen Sie informiert werden wollen.




Berichte

Mit dem Reiter "Berichte" haben Sie die Möglichkeit, Übersichten mit Statistiken und Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum zu konfigurieren.


Einstellungen

Mit den "Einstellungen" passen Sie die Cloud an Ihre Anforderungen an. Hier ein paar Beispiele von Einstellungen, die Sie vornehmen können:

  • Allgemein: Ändern Sie Ihren Organisationsnamen, schreiben einen Disclaimer oder stellen Sie die Sprache Ihrer Cloud ein.

  • Richtlinien: Verhindern Sie, dass bestimmte Dateitypen in der Cloud gespeichert werden können, legen Sie fest, welche Berechtigungen Cloudnutzer haben und bestimmen Sie, über welchen Zeitraum Sie gelöschte Elemente und Dateirevisionen sichern wollen.

  • E-Mail: Richten Sie individuelle E-Mail-Vorlagen ein, mit denen neue Nutzer oder Gäste zur Zusammenarbeit in Ihrer Cloud eingeladen werden.

  • Branding: Individualisieren Sie Ihre leitzcloud mit Ihrem Firmen-Logo oder Icon und legen Sie eigene Nutzungsbedingungen fest.




Tipps:

  • Erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer Cloud und verlangen Sie von den Nutzern, ihr Passwort regelmäßig zu ändern.
  • Verlangen Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über Authentifikator-App oder SMS von allen Nutzern bei der Anmeldung.
  • Sparen Sie Speicherkapazität und legen Sie fest, dass gelöschte Elemente und Dateirevisionen nach einem bestimmten Zeitraum automatisch entfernt werden.


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