Sie können kostenlos eine unbegrenzte Anzahl an Gastkosten für Personen erstellen, die über die Web Cloud auf Dokumente zugreifen können, die mit Ihnen geteilt wurden. Hinzu können Gastnutzer unseren Online-Editor nutzen und somit zu mehrt gemeinsam online an Dokumenten arbeiten.

Der Unterschied zu normalen Nutzern besteht darin, dass Gastnutzer das Sync Tool nicht auf ihr Gerät herunterladen können und somit über die Web Cloud auf Dokumente zugreifen.

Es lohnt sich besonders für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden Gastkonten anzulegen, mit denen Sie regelmäßig und sicher Dokumente austauschen.

Gastkonten erstellen

Loggen Sie sich in Ihrer Web Cloud unter web.leitz-cloud.com ein und wechseln Sie in die Ansicht "Organisation". Gehen Sie links zu "Konten" und wählen anschließend "Gäste" aus. In der folgenden Ansicht werden Ihnen bestehende Gäste aufgelistet und Sie können über das Plussymbol neue hinzufügen.

Sie können nun die Informationen über den Gastnutzer eintragen. Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Gastnutzers, mit der er sich zukünftig in der Web Cloud anmelden kann und bestimmen Sie ein Passwort. Alternativ können Sie ein automatisches Passwort erstellen lassen, das an den Gast gesendet wird.

Um den Vorgang abzuschließen, speichern Sie Ihre Eingaben.

Gastnutzer durch einen Endnutzer erstellen

Auch wenn Sie kein Administrator der Organisation sind, können Sie Gastkonten anlegen und externe Personen zur Zusammenarbeit einladen.

Loggen Sie sich hierführ in der Web Cloud ein und wechseln Sie zur Ansicht "Gäste".

Dort werden bestehende Gastkonten aufgelistet und Sie können über den Button "Gast erstellen" einen neuen Gast hinzufügen.

Füllen Sie im nächsten Fenster die Informationen wie zuvor bereits beschrieben aus und speichern Sie Ihre Angaben.

Dokumente mit einem Gastnutzer über das Sync Tool teilen

Um ein Dokument oder einen Ordner freizugeben, öffnen Sie zuerst den Sync-Ordner auf Ihrem Computer. Markieren Sie das Element, das Sie teilen wollen mit einem Rechtsklick und wählen Sie unterhalb des Sync Tools "Share Link".

Sie werden anschließend automatisch auf die Web Cloud weitergeleitet, wo ein Popup-Fenster erscheint.

Wählen Sie nun die "Gesicherte Freigabe" aus, um das Element an einen Gast freizugeben.

Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie das Dokument oder den Ordner teilen wollen. Sollte dieser noch keinen Gastaccount in der leitzcloud haben, wird ein neues Gastkonto erstellt.

Sie können zusätzlich festlegen, ob der Gast die Dateien bearbeiten kann und selbst Elemente hochladen oder entfernen darf.

Dokumente mit einem Gastnutzer über die Web Cloud teilen

Markieren Sie in der Web Cloud die Datei, die Sie freigeben möchten mit einem Rechtsklick und wählen Sie anschließend "Freigabe".

Es öffnet sich nun das selbe Fenster wie oben zu sehen, das Sie nun mit Ihren Freigabeeinstellungen ausfüllen können.

So sieht die leitzcloud für Gäste aus

Gastnutzer haben lediglich eine reduzierte Ansicht der Web Cloud und können nur auf freigegebene Elemente zugreifen oder die eigenen Kontoinformationen bearbeiten.

Nach dem Login wird dem Gast eine Übersicht der mit Ihm geteilten Ordner und Dokumente angezeigt. Hier kann er auch nachvollziehen, welche Berechtigungen er für die einzelnen Elemente besitzt.

Am oberen Bildschirmrand kann er unter "Mein Konto" Angaben, wie seinen Benutzernamen oder das Passwort, verändern.

Um sich die Inhalte der Elemente anzeigen zu lassen, können Gäste auf die Freigabennamen klicken.

Anschließend wird der Inhalt der Datei oder des Ordners angezeigt und der Gast kann, je nach Berechtigung, darin arbeiten.