Sie können Organisationen und Unterorganisationen für jeden Ihrer Kunden, Abteilungen und Projektbereiche erstellen. Sie können auch eine Organisation für den internen Gebrauch erstellen.

So erstellen Sie eine Organisation:

Loggen Sie sich zunächst in Ihre Web Cloud ein.

Im Menü auf der linken Seite sehen Sie, in welcher Organisation Sie sich aktuell befinden.

Klicken Sie auf den Organisationsnamen und wählen Sie die Organisation aus, unter welcher Sie die neue Organisation erstellen wollen.

Wenn Sie sich in der richtigen Organisation befinden, klicken Sie auf den blauen Button "+ Organisation" über dem Organisationsnamen.

Ein neues Fenster öffnet sich. Im Folgenden wird im Detail erläutert, welche Einstellungen Sie hier vornhemen können.

Abschnitt “Organisationseinstellungen“

Geben Sie im Abschnitt “Organisationseinstellungen“ unter anderem folgende Informationen an:

• "Übergeordnete Organisation": Hier sehen Sie den Namen der nächst höheren Organisation. Wollen Sie diese ändern, wählen Sie links, wo Sie auch vorhin die Organisation ausgewählt haben, die gewünschte Organisation aus.


• "Organisationsname": Geben Sie einen geeigneten Titel für die Organisation ein.


• "Testmodus?": Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Organisatioin als Test angelegt werden soll. Diese Organisation besteht dann nur bis zu einem bestimmten Datum, dass Sie im Feld “Testversion bis” festlegen. Tragen Sie ein vergagendes Datum ein, läuft die Test-Organisation sofort aus und ist für ihre Benutzer gesperrt.


• "Testversion bis": Wählen Sie das Datum aus, an dem die Testversion ablaufen soll, falls Sie "Testmodus" ausgewählt haben. Wenn Sie ein Datum wählen, das in der Vergangenheit liegt, läuft die Testversion sofort ab und die Benutzer werden gesperrt.


• "Organisations-Slug": Geben Sie eine eindeutige Kennung ein, die zur Verknüpfung mit Ihrer Organisation verwendet wird. Der Organizations-Slug kann nach dem Erstellen einer Organisation nicht mehr geändert werden.


• "Beschreibung": Geben Sie eine Beschreibung der Organisation an, die zur Identifizierung der Organisation verwendet werden kann.


• "Kontakt-E-Mail-Adresse": Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, die als Hauptkontakt für die Organisation verwendet werden soll.


• "Standardsprache": Wählen Sie die bevorzugte Sprache für die Organisation aus, die im Webportal und in den Mobilen Apps angezeigten Spracheinstellungen sowie die Zahlenformatierung steuert. Lassen Sie dieses Feld leer, um die für das System eingestellte Standardsprache zu verwenden.


• "Standardzeitzone": Wählen Sie Ihre bevorzugte Zeitzone für die Organisation aus, die sich auf die im System angezeigten Daten und Zeiten auswirkt. Lassen Sie dieses Feld leer, um die Standardzeitzone für das System zu verwenden.

Abschnitt “Organisation Richtlinien”

Im Abschnitt “Organisation Richtlinien” können Sie die Richtlinien für diese Organisation festlegen, wie unter anderem:

• "Platzanteil": Legen Sie das Platzlimit für die Organisation fest. Die Werte für den Platzanteil müssen größer als 0 und kleiner als 10000000 sein. Achten Sie darauf, dass dieses Limit ausreicht, um persönliche Dateien und Ordner, Team Shares, Sicherungen, gelöschte Dateien und Ordner, Revisionen usw. zu speichern. Der Synchronisationsprozess wird angehalten, wenn diese Grenze erreicht ist. Zusätzlich können Sie eine Warnung konfigurieren, damit Sie benachrichtigt werden, wenn die Organisation das festgelegte Limit erreicht.


• "Maximale Dateigröße": Legen Sie die maximale Größe einzelner Dateien fest, die über Desktop-Clients, Mobile Apps und das Webportal in das System hochgeladen werden können. Standardmäßig ist dies auf 300 MB eingestellt.


• "Ausgenommene Erweiterungen": Geben Sie die Dateierweiterungen ein, die in die Liste der standardmäßig ausgeschlossenen Erweiterungen aufgenommen werden sollen, und achten Sie darauf, dass jede Erweiterung durch ein Komma getrennt wird. Dateien mit ausgeschlossenen Erweiterungen können nicht mit dem System synchronisiert werden. Wenn eine ausgeschlossene Erweiterung über die Web Cloud hochgeladen wird, erhalten die Endbenutzer eine Fehlermeldung, die sie darüber informiert, dass ihre Datei auf der Ausschlussliste steht.


• "Maximale Anzahl an Benutzern": Geben Sie ein Benutzerlimit ein, das für die Organisation zugelassen wird. Alternativ können Sie auch 0 eingeben, was eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern bedeutet. Unterorganisationen dürfen die für die übergeordnete Organisation festgelegte Höchstzahl an Benutzern nicht überschreiten.


• "Maximale Anzahl an Unterorganisationen": Geben Sie ein Limit ein, wie viele Unterorganisationen diese Organisation maximal haben soll.

Abschnitt “Benutzereinstellungen”

Im Abschnitt "Benutzereinstellungen" können Sie Rechte festlegen, die Administratoren und Standardkonten gewährt werden. Dazu gehören:

• “Nutzern erlauben, die Kollisionen zu überschreiben?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den Endbenutzern die Möglichkeit zu geben, Kollisionen aufzulösen, indem sie ihre eigene lokale Kopie mit der neuesten Serverversion synchronisieren.


• “Benutzern das Sperren von Dateien erlauben?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Endbenutzern das Sperren von Dateien zu erlauben. Eine Unterorganisation erbt diese Richtlinie von ihrer übergeordneten Organisation.


• “Dateisystemgenehmigungen verwenden, um Sperrungen zu erzwingen bei”: Hier können Sie Erweiterungen angeben, für die das Sync Tool Sperren durch Dateisystemberechtigungen (auch Hardlocks genannt) erzwingen soll. Dieses Feld ist wichtig für File Server Enablement-Umgebungen, in denen Benutzer von zugeordneten Laufwerken vom Dateisystem benachrichtigt werden müssen, wenn eine Datei in Gebrauch ist. Wenn eine Sperre gesetzt wird, ändert das Sync Tool die NTFS-Berechtigungen unter Windows bzw. die HFS Plus-Berechtigungen unter Mac, um Änderungen durch andere Benutzer zu verhindern. Administratoren können die Datei immer noch beartbeiten. Diese Einstellung kann nur gesetzt werden, wenn Sie zuvor “Benutzern das Sperren von Dateien erlauben?” aktiviert haben.


• “Passwortänderung erzwingen nach”: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die Endbenutzer ihre Passwörter behalten können. Endbenutzer mit abgelaufenen Passwörtern werden aufgefordert, ihre Passwörter zu ändern, wenn sie sich beim Webportal anmelden.


• “Zweistufige Authentifizierung erfordern?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Benutzerkonten eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen. Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird Endbenutzern ein Authentifizierungscode über eine mobile Authentifizierungs-App oder eine Textnachricht gesendet. Sie müssen dann ihren Authentifizierungscode zusammen mit ihrem Benutzernamen und Kennwort eingeben, bevor sie auf das Webportal zugreifen oder das Sync Tool, das Outlook-Plugin oder ein Mobilgerät registrieren können. Außerdem müssen sie einen Passcode für jedes ihrer registrierten Mobilgeräte einrichten. Endbenutzer müssen ihre eigenen Authentifizierungseinstellungen konfigurieren. Wenn Sie diese Einstellung für eine Organisation deaktivieren, müssen die Endbenutzer ihre eigenen Konfigurationseinstellungen einzeln deaktivieren.

Abschnitt “Revisionseinstellungen”

Im Abschnitt "Revisionseinstellungen" können Sie festlegen, wie die Organisation Dateirevisionen (Dateiversionen) aufbewahrt:

• “Benutzern erlauben, Revisionen zurückzusetzen?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Benutzern zu erlauben, Dateien auf ältere Dateiversionen zurückzusetzen. Wenn diese Richtlinie deaktiviert ist, können Administratoren diese Funktion weiterhin nutzen.


• “Benutzern das Löschen von Revisionen erlauben?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen um Endbenutzern das Löschen früherer Dateiversionen zu erlauben..


• “Revisionen automatisch entfernen?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um frühere Revisionen von Dateien automatisch zu löschen. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie die Anzahl der Tage angeben, die die Revisionen gespeichert werden sollen. Standardmäßig behält das System alle Revisionen bei.


• “Revisionen für Dateien entfernen, die unverändert sind in”: Tragen Sie die Anzahl der Tage ein, die Revisionen für unveränderte Dateien gespeichert werden sollen, wenn Sie zuvor die Option zum automatischen Löschen von Revisionen gewählt haben. Standardmäßig werden alle Revisionen aufbewahrt.

Abschnitt “Löscheinstellungen”

Im Abschnitt “Löscheinstellungen” können Sie festlegen, wie die Organisation gelöschte Dateien aufbewahrt, einschließlich:

• “Benutzern das Entfernen von gelöschten Dateien erlauben?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Benutzern die Möglichkeit zu geben, gelöschte Dateien dauerhaft aus zu entfernen.


• “Gelöschte Dateien automatisch entfernen?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um gelöschte Dateien nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch zu entfernen. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie die Anzahl der Tage angeben, die gelöschte Dateien gespeichert werden sollen, bevor sie gelöscht werden. Standardmäßig bewahrt das System alle gelöschten Dateien auf.


• “Gelöschte Dateien entfernen nach”: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die gelöschten Dateien gespeichert werden sollen, bevor sie entfernt werden, wenn Sie zuvor die Option zum automatischen Löschen gelöschter Dateien gewählt haben. Standardmäßig bewahrt das System alle gelöschten Dateien auf.

Abschnitt “Backupeinstellungen”

Im Abschnitt “Backupeinstellungen” können Sie festlegen, wie die Organisation Dateien und Revisionen in Backups aufbewahrt. Dazu gehören:

• “Revisionen automatisch entfernen?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um frühere Versionen von Dateien in Backups automatisch zu löschen. Wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie die Anzahl der Tage eingeben, die die Revisionen gespeichert werden sollen.


• “Revisionen für Dateien entfernen, die unverändert sind in”: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die Revisionen für unveränderte Dateien in Backups gespeichert werden sollen, wenn Sie zuvor die Option zum automatischen Löschen von Revisionen gewählt haben.


• “Gelöschte Dateien automatisch entfernen?”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um gelöschte Dateien nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch aus den Sicherungen zu entfernen. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie die Anzahl der Tage angeben, die gelöschte Dateien gespeichert werden sollen, bevor sie gelöscht werden.


• ”Gelöschte Dateien entfernen nach”: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die gelöschten Dateien aufbewahrt werden sollen, bevor sie aus einem Backup entfernt werden, wenn Sie zuvor die Option “Gelöschte Dateien automatisch entfernen?” ausgewählt haben.

Abschnitt “API-Einstellungen”

Verwenden Sie im Abschnitt “API-Einstellungen” das Feld "API-Tokens deaktivieren nach", um die Anzahl der Stunden anzugeben, in denen ein API-Token als aktiv gelten soll. Standardmäßig laufen API-Tokens nach 30 Tagen ab.

Hinweis: Für bestimmte Sitzungen, die vom Sync Tool aus initiiert werden, laufen API-Tokens sofort nach der ersten Verwendung ab. Dazu gehören:

• Starten der Web Cloud
• Anzeigen eines Elements in der Web Cloud
• Sichern eines Ordners
• Teilen eines Links
• Anschauen von Revisionen

In diesen Fällen laufen die API-Tokens sofort nach ihrer Verwendung ab, so dass das Sync Tool eine sichere Verbindung zur Web Cloud herstellen kann, ohne dass Benutzername und Kennwort erforderlich sind. API-Tokens für andere Sitzungen, einschließlich mobiler und Outlook-Verbindungen, laufen entsprechend den Einstellungen Ihrer API-Richtlinie ab.

Abschnitt “Bandbreiteneinstellungen”

Konfigurieren Sie im Abschnitt “Bandbreiteneinstellungen” die Bandbreiteneinstellungen. Zum Beispiel:

• “Bandbreite drosseln”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den Datenverkehr zu regulieren und Bandbreitenüberlastungen zu minimieren. Durch die Begrenzung der Bandbreite werden die Auswirkungen großer Dateien und Freigaben auf geschäftskritische Anwendungen abgeschwächt. Sie können die Bandbreite auch auf einzelnen Rechnern beschränken.
• “Drosselausnahme aktivieren”: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Zeiten zu konfigurieren, in denen die Bandbreitendrosselung nicht aktiviert ist. Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie aufgefordert, einen Zeitraum anzugeben, in dem Ausnahmen geplant werden.

Nachdem Sie Ihre Einstelungen vervollständigt haben, klicken Sie auf "Speichern". Ihre neue Organisation ist nun erstellt!